Soumission d’un calendrier de conservation

En vertu de la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1), les organismes publics doivent établir, tenir à jour et soumettre à l’approbation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) leur calendrier de conservation.

Organismes visés

Selon les catégories d’organismes précisées dans l’annexe de la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1), des modalités différentes s’appliquent pour la soumission du calendrier de conservation. Ainsi, les organismes visés au paragraphe 1 ou 3 de l’annexe doivent soumettre à l'approbation de BAnQ leur calendrier de conservation et chacune de leurs modifications, alors que les organismes visés au paragraphe 2 doivent transmettre à BAnQ une copie de leur calendrier de conservation et de chacune de leurs modifications à des fins d'information seulement. Finalement, les organismes visés aux paragraphes 4 à 7 de l’annexe doivent soumettre à l'approbation de BAnQ leur calendrier de conservation et toute modification relative à l'addition de nouveaux documents ou aux documents destinés à être conservés de manière permanente.

Transmission d’une demande

Une demande d’approbation peut être soumise à BAnQ de façon traditionnelle (par courrier ou par courriel) ou par le système GALA (Gestion de l'application de la Loi sur les archives), qui rend transactionnel le processus de création, de soumission, d'analyse et d'approbation des calendriers de conservation entre les organismes publics et BAnQ.

Un organisme qui transmet sa demande de façon traditionnelle doit l’envoyer au centre de BAnQ de sa région en y joignant le formulaire Établissement, modification du calendrier de conservation des documents d'un organisme public (2016-04) [Word – 67,5 Ko] dûment signé par la personne détenant la plus haute autorité ou par la personne désignée par celle-ci pour signer le calendrier de conservation. Une copie de la délégation, de la résolution ou du règlement qui précise la fonction de la personne autorisée à signer le calendrier doit également être transmise avec la demande d’approbation.

Tout organisme qui désire utiliser GALA doit remplir le document GALA – Formulaire de demande d'accès (2017-08-09) [Word – 51,3 Ko] et l’envoyer à l’adresse gala@banq.qc.ca afin que ses codes d’accès soient créés.

POUR ACCÉDER AU SYSTÈME GALA, cliquez ici.

Pour aider les organismes dans l’élaboration et la mise à jour de leur calendrier de conservation, divers recueils et guides sont disponibles.

Documents pertinents

Délégation signature – Organismes publics visés aux paragraphes 1 et 3 – Modèle (2016-04) [Word – 28 Ko]
BAnQ propose ce modèle de délégation de signature à titre indicatif. Tout organisme qui l'utilise doit l'ajuster à son contexte juridique et administratif.

Documents inactifs – Inscription au calendrier de conservation (2016-04) [PDF – 373 Ko]
Ce document présente les instructions de BAnQ quant aux modalités que doivent respecter les organismes publics pour obtenir l'autorisation de disposer de documents inactifs relatifs à des activités qui ont cessé d'exister et pour lesquels il n'existe aucune règle de conservation.

Établissement, modification du calendrier de conservation – Formulaire (2016-04) [Word – 68 Ko]
Ce formulaire doit être rempli par tout organisme qui soumet à BAnQ, de façon traditionnelle (par courrier ou par courriel), une demande d’approbation d’un calendrier de conservation ou de ses modifications.

GALA – Aide-mémoire pour la soumission d’une demande (2016-04) [PDF – 141 Ko]
Ce document explique les étapes à suivre pour faire une demande d'approbation à BAnQ avec GALA et s'adresse au responsable de la soumission de la demande. 

GALA – Capsules d'utilisation

Ces capsules expliquent comment utiliser les différentes fonctionnalités de GALA. Elles sont disponibles en format PowerPoint (.ppsx) ou en format imprimable (.pdf). Vous devez télécharger/enregistrer le fichier .ppsx avant de l’ouvrir.  

 

GALA – Formulaire de demande d'accès (2017-08-15)  [Word – 50,4 Ko]
Ce formulaire doit être rempli par tout organisme public qui souhaite demander des codes d'accès pour utiliser GALA.

GALA – Guide d'utilisation (2016-07) [PDF – 1,15 Mo]
Ce document explique comment utiliser les différentes fonctionnalités de GALA.

GALA – Règles format XSD [XSD – 4,72 Ko]
Ce fichier décrit la structure du document XML permettant d'importer des règles de conservation dans GALA.

GALA – Exemples de règles en XML [XML – 2,27 Ko]
Ce document présente deux exemples de règles de conservation en format XML. 

GALA – Formulaire de règle de conservation en format XML (2014-01-24) [PDF – 51,8 Ko]
Ce document présente la concordance entre le formulaire Règle de conservation de GALA et une règle de conservation en format XML.

Règle de conservation – Modèle de formulaire et instructions (2016-04) [Word – 442 Ko]
BAnQ propose ce formulaire afin d’aider les organismes publics à établir les règles de conservation en conformité avec les exigences de la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1) et du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des archives publiques (RLRQ, chapitre A-21.1, r. 2).

Résolution – CA ou CE – 1 – Organismes publics visés aux paragraphes 1 et 3 – Modèle (2016-04) [Word – 30 Ko]
BAnQ propose ce modèle de résolution à titre indicatif. Tout organisme qui l'utilise doit l'ajuster à son contexte juridique et administratif.

Résolution – CA ou CE – 1 – Organismes publics visés aux paragraphes 4 à 7 – Modèle (2016-04) [Word – 30 Ko]
BAnQ propose ce modèle de résolution à titre indicatif. Tout organisme qui l'utilise doit l'ajuster à son contexte juridique et administratif.

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.